Si estás mirando software para tu rent a car, probablemente has visto media docena de propuestas y todas dicen lo mismo: "todo en uno", "fácil de usar", "soporte español". Y todas cuestan parecido. ¿Cómo eliges?
Estas son las 7 cosas que importan de verdad. Si un proveedor falla en alguna, no es el adecuado, da igual lo que diga la web.
1. ¿Soporta el régimen fiscal real de tu zona?
Si estás en Canarias y el software no aplica IGIC por línea de factura, descártalo. No vale que "soporta IGIC" como casilla. Pregunta concreto: ¿puedo tener un turismo al 7% y una furgoneta al 3% en la misma factura? Si la respuesta es no, no te sirve. Lo mismo con IPSI si estás en Baleares.
Para península, comprueba que la facturación cumple la normativa Verifactu que entra en vigor con plazos definidos por Hacienda. Un software que en 2026 no se ha actualizado a Verifactu, no se actualizará.
2. ¿Funciona en multi-oficina si lo necesitas?
Una sola oficina hoy puede ser dos mañana. Pregunta:
- ¿Cada oficina tiene su propia numeración de contratos (letra distinta)?
- ¿Los permisos se asignan por oficina (un empleado solo ve la suya, el dueño las ve todas)?
- ¿La caja se cuadra por oficina?
- ¿El dueño tiene vista consolidada de todas las oficinas?
Muchos softwares manejan "multi-oficina" como una etiqueta — todo en una sola caja. Si tienes aeropuerto + centro, eso es ingestionable.
3. ¿Imprime contratos en matricial?
Esto suena obsoleto. Pero muchas rent a car del sector turístico siguen usando impresoras matriciales con rollo para los contratos. Es barato, rápido y aguanta el ritmo del aeropuerto.
Si tu software solo imprime A4, vas a tener que cambiar también la impresora. Eso son 200-500 € extra y un cambio de hábito de los empleados. Pregunta directamente: ¿soporta plantilla matricial?
4. ¿Tus datos son tuyos?
Pregunta concreta: si dentro de dos años decido irme a otro software, ¿cómo me llevo mis datos?
Las respuestas posibles:
- "Sí, exportas todo a Excel/CSV cuando quieras": bien.
- "Sí, pero con un fee de migración": regular.
- "Eso lo hablamos cuando llegue el momento": huye.
Tus contratos, clientes y facturas son tuyos. Un proveedor decente lo dice por escrito.
5. ¿El precio es claro y sin sorpresas?
Banderas rojas en pricing:
- "Pídenos presupuesto" sin precios públicos.
- Precio por usuario en lugar de por flota (incentiva a no dar acceso al equipo).
- "Mantenimiento anual" del 20% del valor del software (típico de software a medida).
- Coste de instalación elevado (un SaaS no debería tener "instalación").
Lo razonable hoy: tarifa mensual o anual, escalada por tamaño de flota, sin permanencia. Si pagas anual te dan descuento. Cancelas cuando quieras.
6. ¿La prueba gratuita es real?
Que ofrezcan "demo" no es lo mismo que "prueba gratis". Demo = un comercial te enseña. Prueba = tú entras a la plataforma con datos de prueba durante X días.
La prueba gratis debería ser:
- Sin tarjeta de crédito (para que sea de verdad opcional).
- Con acceso completo (no una versión recortada).
- Sin presión (que te dejen probarlo sin llamarte 3 veces al día).
7. ¿Quién está detrás del software?
Si el proveedor desaparece, tu negocio se queda colgado. Comprueba:
- ¿Quién es la empresa? CIF visible en la web, no solo "info@…".
- ¿Cuántos años llevan operando?
- ¿Tienen clientes referenciables del sector? (Mejor si puedes hablar con uno).
- ¿Responden a un email en 24 horas con una persona, no con un bot?
El soporte humano en español, con personas que entienden el sector, es lo que separa un software "técnicamente bueno" de uno "que sirve". Cuando llegue el viernes a las 19:00 con un cierre descuadrado, necesitas a alguien que sepa de qué le hablas.
Bonus: las 3 preguntas que ningún comercial quiere oír
- "Enseñadme un cliente real usándolo durante 2 horas, no una demo guiada."
- "Si no me convence en 6 meses, ¿qué pasa con mis datos?"
- "¿Qué hace el software que la competencia no hace, y a la inversa?"
Si te dan respuestas evasivas, ya sabes.
Por qué nosotros tenemos confianza en lo que vendemos
car-rent.es cumple los 7 puntos:
- IGIC por línea, IVA y IPSI nativos.
- Multi-oficina con permisos y caja por sede.
- Impresión A4 y matricial.
- Exporta tus datos a CSV cuando quieras, sin coste.
- Precios públicos, sin permanencia, desde 39 €/mes.
- 14 días gratis, sin tarjeta, sin llamadas insistentes.
- KraakVC OU (Estonia), pero hecho por gente del sector español. Responde una persona.
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